Rechnungswesen und Versicherung
Ein unentbehrliches Führungsinstrument für Friseur-Unternehmen
Das ist ein ungeliebtes Thema für viele Friseure, vor allem für junge Existenzgründer.
Das, was für die Meisterprüfung gelernt werden muß, steigert nicht unbedingt die Begeisterung für das Rechnungswesen. Es muß aber sein, weil das Rechnungswesen nicht nur vom Vater Staat verlangt wird, sondern weil es ein unentbehrliches Führungsinstrument ist. Keine Programme ohne Zielsetzung, keine Zielsetzung ohne Lagebe-urteilung. Die wirtschaftliche Lage kann nur mit konkreten Zahlen eingeschätzt werden. Was wird gebraucht?
Wahl eines Steuerberaters
1. Eine EDV-Buchhaltung
Mein Rat ist: Geben Sie die Buchhaltung als Friseur an eine Buchstelle oder einen Steuerberater. Machen Sie das nicht selber mit dem Computer, es sei denn, Sie sind ein Computerfreak. Kontieren Sie nach einem Kontenplan vor {den können Sie von uns in unserem Existenzgründerpaket haben). Den Rest macht dann der Profi - ein-schließlich der Steuererklärung und den Sozialversicherungsmel-dungen, wichtig ist, daß Sie die monatliche Gewinn- und Verlustrechnung verstehen. Die ist nämlich ein Führungsinstrument.
Auch die Lohnbuchhaltung sollte ein Friseur nicht selber machen, vor allem bei wechselnden Löhnen (Leistungslohn).
2. Eine Leistungsstatistik
Diese kann manuell oder durch EDV erfolgen, und zwar durch Auswertung der Behandlungszettel. Meine konkrete Erfahrung ist: Erst manuell die Sache beherrschen und dann erst überlegen, ob sie über EDV erfolgen soll. Es ist gar nicht so sinnvoll, gleich bei der Eröffnung einen Computer im Geschäft stehen zu haben, der alles kann, wenn der Existenzgründer noch gar nicht alles kann. Der Kampf mit dem Computer, den viele Friseure am Anfang führen, lenkt von wichtigeren Aufgaben in der Gründungsphase ab.
Mustererfassungsblätter für die Leistungsstatistik und ein entspre-chender Muster-Bedienungszettel sind in unserem Existenzgründer-Paket enthalten.
3. Die Kundenkarte
Sie kann auch zum Rechnungswesen gerechnet werden, obwohl da kaum gerechnet, sondern in erster Linie dokumentiert wird. Mein dringender Rat: Vom ersten Tag an eine vollständige Erfassung aller Kunden mit Adresse in einer Kartei. Dabei empfehle ich eine Sichtkartei (Muster im Existenzgründer-Paket). Die Investition lohnt sich, auch wenn sie nach einiger Zeit von der Karteiführung im Computer abgelöst werden sollte. Meine konkrete Erfahrung ist, daß eine Reihe von Friseuren die Sichtkartei beibehalten, auch wenn sie ein Programm für die Kundenkartei im Computer haben. Die gut-geführte Sichtkartei setzt hohe Standards, die die meisten EDV-Pro-gramme immer noch nicht erfüllen.
4. Planungsrechnungen und Vergleichsrechnungen
Durch die Planung der Neueröffnung oder der Geschäftsübernahme müßte ein Existenzgründer eigentlich in der Lage sein, eine jährliche Umsatz-, Kosten- und Gewinnplanung zu erstellen. In aller Regel wird im Oktober aufgrund der Zahlen der ersten neun Monate das Jahr hochgerechnet und dann darauf aufbauend das nächste Jahr geplant (Umsatz, Kosten und Gewinnziele), und danach die Programmplanung (z.B. Preisveränderungen, Werbeplanung, Weiterbildungsplanung, Investitionsplanung).
Es spricht einiges dafür, solche Planungen innerhalb von Seminaren oder Erfahrungsaustauschgruppen zu machen. Formulare für solche Planungen sind in unserem Existenzgründer-Paket enthalten.
Vergleichsrechnungen können unterschiedlichster Art sein. Zeitver-gleiche sind wichtig, um Entwicklungen zu erkennen, zwischenbe-triebliche Vergleiche (Betriebsvergleiche), um Stärken und Schwächen, Probleme und Chancen zu orten. Betriebsvergleiche bieten einige Zulieferfirmen und freie Berater, aber auch Landesverbände an (z.B. Nordrhein-Westfalen, Schleswig-Holstein). Das aktuelle Angebot muß da erfragt werden.
Mein Rat ist: Machen Sie das Rechnungswesen nicht zum ungeliebten Kind. Rechnen Sie aber selber nicht zuviel, sondern beschäftigen Sie sich mit den Ergebnissen der Rechnung. Zum Verständnis des Ergebnisses ist aber das Verständnis dafür not-wendig, wie die Zahlen zustande kommen.
Meine Erfahrung ist:
Nur wer die Buchhaltung kapiert hat, kann das richtig deuten, was er monatlich vom Steuerberater bekommt. Nur wer die Leistungsstatistik zunächst selber manuell durch
Auswertung der Bedienungszettel gemacht hat, kann später Nutzen aus dem ziehen, was ihm der Computer liefert. Die meisten kaufmännisch orientierten Friseure haben die wichtigsten Zahlen für ihren Betrieb. Sie legen sie aber meistens ab, ohne sie für Analysen und Planungen zu nutzen. Es ist mir klar, daß in diesem Kapitel einige Wiederholungen von dem stecken, was Sie auf der Meisterschule gelernt haben. Es wäre schade, wenn Sie alle diese Dinge nur für die Meisterprüfung, nicht aber für das Leben danach gelernt hätten.
26. Steuern und Versicherungen?
Diesen Punkt behandele ich hier auch nur kurz, weil auf der Meister-schule dazu einiges gelehrt worden ist und in Existenzgründer-Broschüren viel darüber steht. Bei der Steuer weise ich auf eine Besonderheit hin, die Existenzgründern oft schwer zu schaffen macht. Es geht um die Einkommenssteuer, die endgültig erst gezahlt werden muß, wenn per Bilanz der Gewinn ermittelt ist. Das kann sich um ein Jahr verzögern, in manchen Fällen sogar noch länger. Das Finanzamt verlangt in aller Regel Vorauszahlungen, und zwar auf Grund eines "Fragebogens zur steuerlichen Erfassung". Genau da lauert aber die Gefahr: Wenn z.B. der Gewinn des ersten Geschäftsjahres im dritten Geschäftsjahr feststeht und die Steuerveranlagung erfolgt, muß für das erste Jahr die Steuer nachgezahlt werden, für das zweite Jahr in gleicher Höhe Vorauszahlungen geleistet und für das dritte Jahr sind auch quartals-weise Vorauszahlungen fällig. Das können dann erhebliche Summen sein, die vom Gewinn des dritten Jahres nichts übrig lassen. Wenn das Geld nicht für spätere Steuerzahlungen (nach Hinweisen des Steuerberaters, der das abschätzen kann) zurückgelegt wurde, ist es mit der selbständigen Existenz dann nicht selten schon wieder vorbei. Durch niedrige Gewinnplanung für die ersten Jahre können diese Vorauszahlungen niedrig gehalten werden. Es ist aber gefährlich! Bei Existenzgründer-Darlehen gibt es oft zwei tilgungsfreie Jahre. Da wird in der Anfangseuphorie auch oft übersehen, daß die Tilgungs-zahlungen genau dann einsetzen, wenn die Steuernachzahlungen und höhere Vorauszahlungen fällig sind. In den nächsten Jahren kann sich mit steigendem Gewinn der geschilderte Effekt ständig wiederholen, so daß allmählich das Gefühl aufkommt, daß das Unternehmen nur für das Finanzamt arbeitet. Erst wenn sich der Gewinn auf eine gewisse Höhe eingependelt hat, hört dieser Effekt auf.
Achtung Liquiditätsprobleme
Bei stark steigenden Gewinnen lauert noch eine andere Gefahr für den Junguntemehmer. Ihm werden von verschiedenen Seiten Steuersparmodelle angedient, die zwar die Steuerlast senken, aber zu erheblichen Liquiditätsproblemen führen können. Mir fallen da mehrere Fälle ein, wo junge Friseure viele Jahre wirtschaftlich nicht richtig auf die Beine gekommen sind, weil sie zu früh in eine private Immo-bilie investiert haben.
Fixkosten
Fixkosten sind nicht nur im Unternehmen ein Problem, gefährlich sind auch hohe Kosten der privaten Lebenshaltung, wenn sie - was meistens der Fall ist, fixen Charakter haben. Dabei werden private Steuern und private Versicherungen als Privatentnahmen oft zu wenig eingeplant. "Herr Schneider, wir leben sehr bescheiden und haben monatlich nur 2.000,- Euro Privatentnahmen", sagte mir mal ein Friseur mit extremen Liquiditäts- und dann auch Rentabilitätsproblemen, als ich ihn nach der Höhe der Privatentnahmen fragte. Tatsächlich waren es dann durch private Steuern und Versicherungen sowie Tilgungen von Krediten fast 50.000,- Euro pro Jahr bei 40.000,- Euro Gewinn vor Steuern. Im Notfall bestehen durchaus Stundungsmöglichkeiten bei der Einkommenssteuer. Bei der Mehrwertsteuer und Lohnsteuer kennt das Finanzamt jedoch kein Pardon. Da ist der Unternehmer nur "Steuereintreiber" des Finanzamtes, was zur Folge hat, daß er hart angegangen wird, wenn er die "eingenommene" Steuer nicht abführt. Bei diesem Sachverhalt fällt der Rat schwer: Gib dem Kaiser, was des Kaisers ist. Die Existenzgründer brauchen Hilfe, nicht nur vor der Existenzgründung durch Beratung und Kapital, sondern in den ersten Jahren danach, z.B. durch Steuererleichterungen. Dadurch besteht überhaupt erst die Chance, daß sie später brave Steuerbürger werden. Eine indirekte Folge der Steuern sind die Buchhaltungs- und Steuer-beratungskosten. In den ersten Jahren, wenn der Gewinn noch nicht so hoch ist, können diese Kosten höher sein als die zu zahlende Steuer (Einkommens- und Gewerbesteuer).
Die schwerste Bürde für einen Friseur ist die Mehrwertsteuer
Aus diesen Ausführungen wird deutlich, daß ein Existenzgründer auch seine jetzt ganz andere Stellung als Steuerbürger sehen und sich auch entsprechend politisch und gesellschaftlich engagieren sollte. Für falsch halte ich den Rat: Keine politischen Gespräche mit Kunden! Die schwerste Bürde für einen Friseur als Steuerzahler ist inzwischen die Mehrwertsteuer. Sie ist, weil der Friseur nur an Endverbraucher leistet, ein großer Kostenfaktor. Deshalb sollten sich Existenzgründer an Aktivitäten in der Branche, eine Senkung der Mehrwertsteuer für arbeitsintensive, endverbrauchernahe Dienstleistungen zu erreichen, engagiert beteiligen.
Versicherungen
Auch zu den Versicherungen einen konkreten Rat: Versichern Sie nur die großen Risiken und vermeiden Sie Rundumversicherungen für jeden denkbaren Problemfall. Bedienen Sie sich da der Hilfe eines seriösen Versicherungsmaklers. Der kostet nichts zusätzlich und berät sie neutral und kompetent. Ein angenehmer Nebeneffekt ist, daß Sie die Versicherungsvertreter, die natürlich auch ihr Bestes wollen, auf Distanz halten können. Fast jeder hat in der Verwandtschaft oder Bekanntschaft einen Versicherungsvertreter. Clevere Versicherungsvertreter melden sich auch sehr schnell als Kunden an und kommen dann beim Haare-schneiden zur Sache.
Rentenversicherung
Da besteht grundsätzlich Versicherungspflicht auch für selbständige Handwerker für eine bestimmte Zeit von Arbeitsjahren. Es ist klar, daß das keine ausreichende Altersversorgung ist.
Krankenversicherung
Da ist zwischen gesetzlichen und privaten Krankenversicherungen zu unterscheiden. Für sich selber hat der Geschäftsinhaber die Wahl, für seine Mitarbeiter kommt in der Regel nur die gesetzliche Kranken-versicherung in Frage. Da sind nach meiner Einschätzung Innungs-krankenkassen - da, wo sie bestehen - besonders interessant. Aber auch für den Chef ist die freiwillige Krankenversicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse (Ersatzkassen, Betriebskranken¬kassen, Innungskrankenkassen, AOK) eine interessante Alternative, ergänzt durch private Zusatzversicherungen.
