Zeitmanagement

Eine Flut an Aufgaben, Papieren und Meetings wartet tagtäglich auf uns, von E-Mails ganz zu schweigen. Wer keine Rezeptionistin oder Sekretärin hat, die den Laden perfekt im Griff hat, muss sich und seine Zeit selbst managen. Und das ist leichter gesagt als getan! Diese Regeln helfen.

1. Die wirklich wichtigen Dinge herausfiltern

Was sind Ihre wesentlichen Aufgaben? Was sind die wirklich wichtigen Dinge, die Ihr Unternehmen voranbringen? Tun Sie das Richtige? Arbeiten Sie effektiv? Das so genannte Pareto-Prinzip besagt, dass sich mit 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent der Ergebnisse erzielen lassen.

 

Nur 20 Prozent Ihrer Aufgaben sind demnach wirklich wichtig, weil sie für 80 Prozent des Unternehmenserfolges sorgen. Überprüfen Sie Ihr Aufgabenspektrum!

 

Vielleicht gilt bei Ihnen statt der 80:20-Regel eine 60:40-Verteilung. Egal, es gilt die wirklich wichtigen Prozente zu finden!

 

2.Rangfolge der Aufgaben festlegen

...und täglich überprüfen Alles hat Priorität A? Ein Chef, der so argumentiert, hat seinen Laden nicht im Griff. Das Pareto-Prinzip führt uns nahtlos zur Prioritätenliste. Die wichtigen und dringenden

A-Aufgaben sollten Sie zuerst erledigen, die wichtigen

B-Aufgaben folgen danach.

Die Ach-so-dringenden Kleinigkeiten (C-Aufgaben) bitte delegieren, falls möglich.

 

Natürlich ist jede kleine Aufgabe schnell erledigt, aber viele kleine Aufgaben summieren sich - und schon ist der Tag vorbei. Übrigens: Wenn Sie wirklich gut planen, gibt es so gut wie keine A-Aufgaben (wichtig + dringend) mehr - und für die B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend) haben Sie genug Zeit. Das setzt nur eine perfekte Planung voraus. Wer sich gleich in die Arbeit stürzt, ohne sich einen Plan zurechtzulegen, darf sich nicht wundern, wenn alles ein bisschen länger dauert als gedacht. Es ist eine Binsenweisheit: Wer planvoll an seine Aufgaben herangeht, verkürzt die Gesamtzeit. Jede Planminute ist sinnvoll investierte Zeit. Planen Sie schriftlich und setzen Sie sich Erledigungstermine, damit Ihre Arbeit erst gar keine Gelegenheit hat, sich wie Kaugummi zu dehnen. Das Zeitplanbuch sollte Ihr ständiger Begleiter sein. Der Lohn: Sie gewinnen Zeit für kreativ-chaotische Phasen, die Sie am besten außerhalb Ihres Büros ausleben.

 

3. Üben Sie das Wörtchen NEIN!

Es ist ein unschöner Begriff, aber das passende Bild: Zeitfresser rauben uns das kostbarste, das wir besitzen - unsere Lebenszeit. Setzen Sie ihnen das Wörtchen NEIN entgegen. Verbannen Sie die Störer aus Ihrem Arbeitsleben: die "Anklopfer", die nur mal eben was fragen wollen, oder die "Anrufer", die Ihnen auch eine Mail schreiben könnten. Machen Sie eine Liste Ihrer Zeitdiebe. Doch Vorsicht: Nehmen Sie niemals Arbeit mit nach Hause, sonst findet sich Ihre Familie schneller auf der Zeitfresserliste, als ihr lieb ist.

 

4. Ordnung ist das halbe Leben 

Oder anders gesagt: Mit Suchen verbringen wir die Hälfte unserer Zeit. Es sei denn, wir halten Ordnung. Gute Organisation spart eine Menge Zeit. Überprüfen Sie Ihr Ablagesystem und bringen Sie es auf den neuesten Stand: Ist die Ordnersortierung noch aktuell? Täte es ein Hängeregister nicht besser? Sorgen Sie auch beim täglichen Arbeitsablauf dafür, dass Sie Dokumente nur einmal anfassen. Treffen Sie möglichst sofort eine Entscheidung: sofort lesen, ablegen oder wegwerfen.

 

Apropos wegwerfen: Kurt Tucholsky wird der wunderbare Satz zugeschrieben "Die Seele der Ordnung ist der Papierkorb." Könnte was dran sein...Dies sind nur einige Regeln, die Sie für eine funktionierende Zeitplanung brauchen. Geben Sie doch mal auf google den Begriff Zeitmanagement ein - Sie werden verblüfft sein, auf welche Fülle an Websites, Linktipps und Buchempfehlungen Sie stoßen.

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