Dein Handbuch Richtlinien & Abläufe und Verwaltungsmanagement
Konsistenz ist abhängig von gut trainiertem Personal, welches genau weiß, was zu tun ist und wie es zu tun ist, in Kombination mit einer effektiven Ausführungs- und Qualitätskontrolle seitens der Manager bemerkt Antony Whitaker in seinem angesehenen Buch GROW 2 Management. Er empfiehlt jedem Salon zwei Handbücher zu haben, eines über Richtlinien & Abläufe und ein weiteres über Verwaltungsmanagement. Durch die Definition von Erwartungen gegenüber dem Salonpersonal und der Leitung, erzeuge Systeme, die dir helfen Profitabilitäts- und Geschäftsziele zu erreichen. Die Erstellung eines effektiven und vollständigen Handbuchs zu Richtlinien & Abläufen besteht aus vier Schritten. Nachstehend zeigt dir Antony ,wo du beginnen kannst und welche Informationen du zusammentragen solltest. Diese Aufgabe ist nicht so abschreckend, wie sie scheint, solange du den nachstehenden Schritten folgst.
1. Unterglieder deinen Salon
Identifiziere alle Fachbereiche innerhalb deines Salons und notiere diese in einer Liste. Dazu gehören Rezeption, Stylisten, Koloristen, Assistenten, Verkauf/Vertrieb, Personaltraining, Materialausgabe- und Lagerkontrolle, Instandhaltung und Verwaltung. Manche Aufgaben oder Bereiche können sich je nach Größe des Salons und Anzahl des Personals überschneiden.
2. Auflistung aller Aufgaben jedes Bereiches
Liste alle Fachbereiche inklusive aller zugehörigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf. Zum Beispiel: Rezeption zu den Aufgaben gehört die Öffnung des Salons, die Vorbereitung der Kasse oder des Kassenbuches, Bankgeschäfte, Kassenbestände, Kundentermine, der Umgang mit Beschwerden und das Ausdrucken von täglichen Reports. Noch einmal, passe die Aufgabenliste an dein spezielles Unternehmen an.
3. Beschreibe jede Aufgabe im Detail
Ein Beispiel des oben genannten Rezeptionsbereichs: Verwaltung von Kassenbestand und Zahlungsabwicklungen es ist ein Kassenbestand von 100 zu Beginn jedes Tages beizubehalten; alle Zahlungen müssen mit einer vollständig lesbaren Quittung einhergehen, welche das komplette Datum enthält; verantwortlich für alle Personalanfragen hinsichtlich Bargeldbedarfen für den Tag. Definiere welche Abläufe für Kassenbestände und Zahlungsabwicklungen am besten der Art der Zahlungsverwaltung in deinem Salon entsprechen. Definiere diese Aufgaben für jede Funktion in jedem Bereich.
4. Schließe Leistungsstandards ein
Machen wir mit dem obengenannten Beispiel weiter: Fachbereich: Rezeption; Funktionen: Kassenbestand und Zahlungsabwicklung; Aufgaben: spezifische Beschreibung der Aufgaben bezüglich Kassenbestand und Zahlungsabwicklung wir wenden uns nun zum vierten und finalen Schritt, um diesen Abschnitt zu vervollständigen, die Bereitstellung eines Leistungsstandards. Beispiel: Alle gesammelten Belege und Gelder eines Tages müssen übereinstimmen, unter Berücksichtigung der Startsumme von 100; Erstelle einen monatlichen Bericht zum Kassenbestand mit Belegen und reiche diesen am Freitag kurz vor Geschäftsende an die Buchhalter weiter. Diese Standards sollten deinen Erwartungen und Verantwortlichkeiten für jede Funktion in jedem Fachbereich widerspiegeln.
Sobald du alle Informationen aufgeschrieben hast , dokumentiere diese in Abschnitten mit kurzen und sauberen Textbausteinen. Am besten eignen sich Aufzählungen, so wie im Beispiel oben. Sobald du die Richtlinien und Abläufe fertiggestellt hast, indem du diesen Abschnitt aufschreibst, hast du ein Best-Practice System dafür, wie Kassenbestände und Zahlungsabwicklungen verwaltet werden. Wenn du diese Schritte für alle Fachbereiche durchführst, hast du den Inhalt für dein Handbuch für Richtlinien und Abläufe. Du wirst Standards für Strukturen und Verantwortlichkeiten haben, welche dein Personal und Leitungsteam befolgen und wertschätzen wird.
