Hauptaufgaben der Personalführung
Transparenz und Klarheit für Ihren Aufgabenbereich
Hand aufs Herz: Können Sie bei der Vielzahl Ihrer beruflichen Tätigkeiten sagen, welche Ihrer Fach- und Führungsaufgaben Sie tatsächlich persönlich wahrnehmen müssen? Welche Sie auf jeden Fall selbst in der Hand behalten müssen, um Ihrer Leitungsfunktion gerecht zu werden? Und kennen Sie die konkreten Hauptaufgaben Ihrer Mitarbeiter? Alle Zuständigkeiten, alle Arbeitsabläufe in Ihrem Verantwortungsbereich?
Mit der Analyse der Hauptaufgaben bekommen Sie Transparenz und Klarheit in Ihre eigene Aufgabenvielfalt beziehungsweise in Ihr ganzes Team oder Unternehmen. Klarheit, die Sie brauchen, wenn Sie Ihren Verantwortungsbereich effizient strukturieren und gut im Griff haben wollen.
Gelebtes Qualitätsmanagementsystem
Worum geht es dabei eigentlich? Zunächst mal ist die Analyse der Hauptaufgaben eine schriftliche Darstellung aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Abläufe für jeden einzelnen Mitarbeiter. In ihrer Gesamtheit spiegeln die Analysen aller Mitarbeiter also das komplette Team beziehungsweise Unternehmen wider. Die genaue Betrachtung des Status quo schafft zudem die Voraussetzung für eine permanente Verbesserung und Weiterentwicklung. So wirkt die Analyse der Hauptaufgaben quasi als ein äußerst pragmatisches und täglich gelebtes Qualitätsmanagementsystem, das besonders auch in kleinen Firmen mit hervorragenden Ergebnissen eingesetzt werden kann.
Mehr als nur eine Stellenbeschreibung
Die Analyse der Hauptaufgaben ist weit mehr als eine bloße Stellenbeschreibung. Sie besteht aus vier aufeinander aufbauenden Elementen:
In der Liste der Hauptaufgaben wird für jeden Beschäftigten beschrieben, für welche Aufgaben er mit welchen Befugnissen verantwortlich ist und wer ihn dabei vertritt. Das schafft Klarheit über Zuständigkeiten und Prioritäten. Diese Liste wird in Abstimmung zwischen Chef und Mitarbeiter aufgestellt und regelmäßig daraufhin überprüft, ob eventuell Änderungen notwendig sind. Zusammengenommen ergeben die Hauptaufgabenlisten aller Mitarbeiter ein Spiegelbild der gesamten Firmenaktivitäten. Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche werden deutlich, und Sie sehen häufig schon auf den ersten Blick, wo Veränderungen und Verbesserungen notwendig sind.
In der Zweckbeschreibung erläutert jedes Teammitglied dann ganz persönlich den Sinn und Nutzen der eigenen Arbeit: Wer profitiert in welcher Weise davon, wenn ich meinen Job bestmöglich erledige? Damit macht sich der Mitarbeiter den Wert und die Bedeutung der einzelnen Aufgaben bewusst. Er erkennt, welchen individuellen Beitrag er für den gemeinsamen Erfolg und somit für das Gesamtergebnis leistet. Eine Erkenntnis, aus der sich reiche Motivation schöpfen lässt!
In der Durchführungsbeschreibung zu jeder einzelnen Hauptaufgabe erläutert der Mitarbeiter, wie er die Arbeiten im jeweiligen Aufgabenbereich derzeit erledigt und welche Mittel ihm hierfür zur Verfügung stehen. Das dient nicht nur der Know-how-Sicherung, sondern erleichtert auch die Übernahme von Stellvertretungen und das Einarbeiten von Nachfolgern auf dieser Position.
Die detaillierte Beschreibung der Abläufe eröffnet zugleich vielfältige Möglichkeiten, die bisherigen Vorgehensweisen auf den Prüfstand zu stellen: Dadurch stößt der Mitarbeiter automatisch auf Mängel und damit Verbesserungsmöglichkeiten bei den eingesetzten Mitteln und den zur Umsetzung gewählten Maßnahmen. Diese kann er über die Chancen-Liste gezielt abstellen.
Analyse hilft, Betriebsabläufe effizienter zu gestalten
Als Führungskraft gewinnen Sie durch die Analyse der Hauptaufgaben die notwendige Übersicht über die verschiedenen Arbeitsabläufe in Ihrem Aufgabenbereich sowie dem ihrer Mitarbeiter und Kollegen. Die schriftliche Bestandsaufnahme macht insbesondere Zuständigkeiten, Zuordnungen und Verantwortungsbereiche deutlich und zeigt auf, wo Umstrukturierungen sinnvoll oder nötig sind. Veraltete (überflüssige) Arbeitsabläufe (Das haben wir schon immer so gemacht.) werden offensichtlich, und so kann sehr gezielt daran gearbeitet werden, Betriebsabläufe gründlich zu durchdenken und effizienter zu gestalten.
Die Analyse der Hauptaufgaben schafft Ordnung und Übersicht auch in sehr umfangreichen Aufgabengebieten. Sie dient zudem der Know-how-Sicherung im Team/Unternehmen. Und sie erleichtert die Delegation von Aufgaben, die reibungslose Übernahme von Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen sowie die Einarbeitung in ein neues Aufgaben-gebiet.
Weitere Informationen über Nutzen und Vorgehensweise können Sie gerne beim Autor anfordern.
HelfRecht-Unternehmerzentrum, Bad Alexandersbad
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