So geht eine erfolgreiche Online-Konferenz

Zwar auch schon vorher, aber gerade jetzt in der Coronakrise funktionieren Webinare oder auch Online-Konferenzen.

Alleine der Software-Anbieter Clickmeeting hostete im Jahr 2019 rund zehn Prozent mehr Events als in 2018. Im Durchschnitt schauen die User 53 Minuten zu. Das ist lange und spricht für das Format. Wie gelingt das?

 

Das macht eine gute Online-Konferenz aus

Eine Online-Konferenz ist nicht einfach ein Online-Meeting, sondern muss anderes angegangen werden. Wir haben für Veranstalter, die wenig Online-Erfahrung besitzen, ein paar einfache, aber gute Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung zusammengestellt.

 

Planung

1. Schaut euch an, wer eure Zielgruppe ist, sucht euch den passenden Inhalt, eine professionelle Ausrüstung und wählt das richtige Format für die Online-Konferenz. Setzt bei der Planung Prioritäten und fokussiert euch auf das Wesentliche!
2. Wenn ihr den Event als stationäre Veranstaltung geplant hatte, müsst ihr die in Corona-Zeiten jetzt absagen. Ein Schock, klar! Aber: Teilt dies nicht mit Bedauern mit, sondern mit Motivation. Gebt einen neuen Anreiz, einen verstärkten Grund, an dem Event teilzunehmen. Eine Online-Konferenz hat auch viele Vorteile, stellt die in den Vordergrund wie: keine Reisekosten, ein kleiner CO2-Fußabdruck, individuelle Auswahl der Inhalte, Vereinbarkeit mit dem Hauptjob und On-Demand-Rezeption der Inhalte, und man kann in Jogginghose von Zuhause aus teilnehmen. Klingt doch gut!
3. Wer ist der Star der Veranstaltung? Legt einen Headliner fest. Das ist wichtig für die Zahl der Anmeldungen, generell, nicht nur online. Der Keynote-Speaker zieht die Leute an, daher sucht ihn überlegt aus.
4. Fordert eure Speaker ruhig dazu auf, auch Teilnehmer*innen zu akquirieren. Hat der Top-Speaker eine eigene Landingpage? Wäre auch eine gute Möglichkeit, um noch mehr Traffic zu generieren.
5. Steht der neue Termin noch nicht fest, macht eine Landingpage mit Anmeldung. Geht einfach mit einem Newsletter-Tool. Haltet die Interessenten auf dem Laufenden. Promote dein Event mit Anzeigen auf Facebook, Google oder LinkedIn.

 

Vorbereitung und Durchführung

1. Was auch Online-Konferenzen nicht sein dürfen: langweilig! Also verzichtet besser auf reine Webinar-Tage. Lockert den Tag auf mit Kurzvorträgen, knackigen Interviews oder Elevator-Pitches.
2. Achtet auf gute Technik. Ein guter Ton ist wichtig, daher sprecht euch mit den Speakern vorher ab, ob sie alle mit geeigneter Ausrüstung arbeiten. Davon ist zwar auszugehen, wenn sie es öfter machen, aber dennoch fragt nach. Arbeitet mit Headsets, guten Stand-Mikrofonen oder Ansteck-Mikros. Fragt die Speaker, ob sie einen Rekorder mitlaufen lassen können (per Smartphone-App) und dir das File dann schicken können, für die Nachbearbeitung.
3. Ein guter Moderator ist gut, zwei sind noch besser, da sie es noch lebendiger gestalten können. Ein Moderator reicht auch, jedoch achtet darauf, dass es noch jemanden gibt, der während eines Interviews schon mal den nächsten Speaker kontaktiert und z.B. die Technik testet, ob alles funktioniert. So entstehen keine Pausen oder Pannen. Auch kann der – nennen wir ihn mal Koordinator – Fragen von den Social-Media-Kanälen mit einstreuen. So kommt Lebendigkeit rein.
4. Probt euer Event vorher, am besten mit den echten Speakern. Proben ist wichtig für einen möglichst reibungslosen Ablauf. Wenn etwas schiefgeht, ist das kein Beinbruch, sondern normal. Daraus lernt man für das nächste Mal. Wichtig ist, wenn etwas wegbricht, dass man einen Back-up-Vortrag hat. Wenn man ihn nicht braucht, könnt ihr ihn als Bonus an eure Teilnehmer weiterleiten. Das kommt gut an.
5. Versorgt eure Speaker mit einem kleinen Event-Paket. Darin enthalten sollte ein Leitfaden für den Ablauf sein und auch ein Poster mit dem Event. Das sollte im Hintergrund zu sehen sein beim Vortrag. Einheitliches Branding ist gut und professionell.

 

Nachbereitung

1. Bleibt mit den Teilnehmern und Speakern in Kontakt. Schreibt eine E-Mail, in der ihr sagt, dass ihr dankbar seid, dass so viele dran teilgenommen haben und bittet um eine Bewertung und auch um die Meinung der Teilnehmer. Feedback ist immer enorm wichtig.
2. Wenn ihr schon wisst, wann die nächste Veranstaltung stattfinden wird, kündigt sie schon an – mit einem Call-to-Action-Button, z.B. Voranmeldung oder/und auch Newsletter-Anmeldung.
3. Verwertet den Event weiter. Macht die Leute neugierig mit kurzen Videos auf verschiedenen Kanälen, schreibt einzelne Statements zu bestimmten Themen auf und verteilt sie in den sozialen Netzwerken, in Newslettern, auf deiner Homepage.
4. Fasst schriftlich (in Kürze) eine Zusammenfassung des Events mit den wichtigsten Punkten zusammen und verschickt sie per Mail. Die, die dabei waren, freut das. Die, die nicht mit dabei waren, macht es neugierig.
5. Wertet das Feedback auf die Veranstaltung aus und lernt daraus für die nächste. Das ist immens wichtig. Hört eurer Zielgruppe zu.

 

Nicht nur jetzt, sondern generell sind Online-Events eine super Möglichkeit, euer Business voranzubringen. Nutzt diese Möglichkeit. Jetzt.